UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO

  BIRO ADMINISTRASI UMUM

TAHUN 2016

STANDAR MUTU PENGADAAN BARANG & JASA

 

No

Komponen

Kriteria

Indikator dan aktivitas

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAU dan Pengadaan dari Hibah/Bantuan dibentuk Panitia Pengadaan Barang dan Jasa

 

 

 

 

 

 

 

 

Persyaratan bagi Petugas

Semua petugas dalam Unit Kerja

Pengadaan atau Panitia Pengadaan memahami prosedur pengadaan barang dan jasa yang berlaku menurut UMSIDA

Semua petugas Unit Kerja/Panitia

Pengadaan yang diangkat/ditunjuk

memenuhi syarat adminstratif untuk

menjadi petugas pengadaan barang dan jasa

Kepala Biro Administrasi Umum merupakan ketua pengadaan barang dan jasa

Anggota Unit Kerja Pengadaan ialah Kasie atau staf yang berasal dari dalam UMSIDA

Anggota Unit Kerja Pengadaan ialah Kasie atau staf harus memiliki kompetensi terhadap barang dan jasa yang dibeli.

 

 

 

 

 

 

Masa Kerja

Masa kerja Unit Kerja Pengadaan dapat diberlakukan untuk satu masa jabatan paling lama untuk empat tahun

Masa kerja sebuah Panitia Pengadaan berlaku sesuai dengan masa kepentingan pengadaan sebuah atau satu paket pengadaan barang atau jasa bersangkutan

Pemberhentian seseorang atau sebuah Unit Kerja/ Panitia Pengadaan dalam masa bertugas dilakukan oleh Rektor UMSIDA

 

 

 

 

Jumlah Petugas

Pengadaan Barang Elektrikal satu petugas

Pengadaan Barang Mebelair satu petugas

Pengadaan Barang IT satu petugas

Petugas tersebut diatas dapat didampingi oleh seorang ahli dibidangnya

No

Komponen

Kriteria

Indikator dan aktivitas

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Proses awal pengajuan kebutuhan

 

 

Pengiriman

surat

Absahnya permintaan dari unit kerja tentang kebutuhan barang inventaris

Pemrosesan di unit kerja pengaju kebutuhan paling lama 5 hari kerja

Setiap pengajuan bulanan paling lambat pada minggu keempat bulan sebelumnya

 

 

 

Perencanaan

Diterimanya surat dan berkas permintaan dari unit kerja yang membutuhkan oleh Ka BAU

Terencananya pengadaan barang dari unit pengusul dengan alokasi waktu paling lama masa perencanaan 20 hari kerja di BAU

Inventarisasi

Terinventarisasinya dengan lengkap dan akurat seluruh kebutuhan barang oleh bagian petugas pengadaan  dengan alokasi waktu paling lama 10 hari kerja

Kompilasi

Pemilahan barang yang diajukan dari unit pengusul membutuhkan waktu paling lama 10 hari kerja

 

 

 

Pengusulan hasil

kompilasi

Hasil kompilasi diusulkan ke Rektor melalui WR II

Rektor melalui WR II beserta staf mengadakan rapat membahas anggaran kebutuhan barang/ jasa

Hasil kompilasi yang diusulkan ke Rektor melalui WR II memerlukan waktu maksimum 10 hari kerja

 

 

 

Evaluasi dan

pematrikan

kebutuhan

Evaluasi dan pematrikan kebutuhan pengadaan ditujukan untuk tahun anggaran depan

Pematrikan didasarkan pada kebutuhan barang/jasa dan ketersediaan dana

Proses evaluasi dan pematrikan paling lama membutuhkan waktu 20 hari kerja

 

Verifikasi

RAB

Terverifikasinya RAB kebutuhan barang dalam Anggaran Tahunan

Verifikasi dilakukan paling lama 5 hari kerja dengan BPM dan BAK

No

Komponen

Kriteria

Indikator dan aktivitas

3

Prosedur  pengajuan permintaan

Pemenuhan syarat awal permintaan

Pengajuan sudah disyahkan oleh kepala unit kerja bersangkutan pengaju kebutuhan

Pengajuan kebutuhan yang telah memenuhi syarat di tingkat unit kerja ditujukan kepada Rektor melalui Wakil Rektor II

Setiap pengajuan kebutuhan dapat dipenuhi setelah mendapat persetujuan Rektor melalui Wakil Rektor II

Unit Kerja/Panitia Pengadaan hanya dapat melaksanakan pengadaanya setelah mendapat perintah dari Rektor melalui Wakil Rektor II

Unit Kerja/Panitia Pengadaan memulai pembelian, penunjukan langgsung, pelelangan, atau swakelola setelah Unit Kerja/Panitia Pengadaan mengklarifikasi pihak pengaju tentang ketepatan jumlah, kualitas, dan waktu pemenuhan barang atau jasa yang diajukan

Pemenuhan syarat

Kebutuhan

Semua pengajuan kebutuhan barang dan jasa memenuhi syarat dan prioritas kebutuhan layanan sarana dan prasarana  (SAPRAS)

Setiap pengajuan kebutuhan memenuhi kriteria, melalui proses seleksi dan skala prioritas di unit/bagian kegiatan bersangkutan

Dokumen pengajuan yang telah memenuhi syarat, disyahkan dan ditanda tanngani pejabat tertinggi di unit kerja pengaju bersangkutan

Klarifikasi

data

Unit Kerja Pengadaan atau Panitia Pengadaan mengadakan klarifikasi kepada pengaju kebutuhan untuk mendapat akurasi data dalam dokumen pengajuan

Ketepatan saprasesifikasi kualitas, kuantitas, dan waktu didasarkan pada dokumen pengajuan yang telah mendapat persetujuan Rektor melalui Wakil Rektor II

 

No

Komponen

Kriteria

Indikator dan aktivitas

4

Proses pengadaan barang/jasa

Metode dan waktu pengadaan

Pengadaan barang/jasa bisa dilakukan petugas dan panitia melalui Pelelangan Umum dengan Prakualifikasi, Pemilihan Langsung, Penunjukkan Langsung yang disesuaikan dengan batasan dan aturan di UMSIDA

Seluruh metode dilakukan berdasarkan SOP yang berlaku di UMSIDA

Sebuah kegiatan pengadaan untuk satu unit atau paket barang/jasa per satu kegiatan membutuhkan waktu paling lama 60 hari kerja.

5

Penerimaan dan Pendistribusian

Penerimaan barang

Penerimaan barang dari penyedia sesuai jumlah, saprasesifikasi, dan waktu dalam kontrak atau deskripi/dokumen pengadaan barang

Penerimaan barang harus dilengkapi oleh Berita Acara (BA) Penerimaan barang dan ditandatangi oleh pihak Penyedia Barang dan Penerima

BA harus menjelaskan waktu serah terima, kualitas, jumlah dan saprasesifikasi barang yang diserahterimakan

Pendistribusian barang

Pendistribusian barang dari Unit Kerja Pengadaan atau Panitia Pengadaan ke unit kerja pengusul dilaksanakan tanpa adanya kesalahan dan penyimpangan dari yang diusulkan unit pengaju kebutuhan

Setiap penyerahan barang dari Unit Kerja Pengadaan atau Panitia Pengadaan ke unit kerja pengusul harus dilengkapi BA penyerahan yang ditandatangi kedua belah pihak bersangkutan

BA harus menjelaskan waktu serah terima, kualitas, jumlah dan saprasesifikasi barang yang diserahterimakan

 

No

Komponen

Kriteria

Indikator dan aktivitas

6

Pengadministrasian

Pemenuhan pengadministrasian

Tertuangkannya seluruh proses kegiatan dalam Berita Acara (BA) oleh Unit Kerja Pengadaan atau Panitia Pengadaan

 

 

 

Terdokumentasikannya seluruh BA proses pengadaan barang/jasa bersangkutan

 

 

 

Terciptanya pendokumentasian yang: rapi, mudah ditemukan ketika diperlukan, tersimpan aman

7

Pelaporan kegiatan

 

Selama proses kegiatan pengadaan, Unit Kerja Pengadaan atau Panitia Pengadaan terlaporkan dengan lengkap pada pimpinan BAU secara berkala hingga proses pengadaan selesai

 

 

 

Unit Kerja Pengadaan atau Panitia Pengadaan membuat laporan singkat secara tertulis tentang proses pengadaan kepada BAU di akhir kegiatan pengadaan sebuah atau satu paket barang/ jasa

 

 

 

Terlaporkannya proses pengadaan bersangkutan oleh BAU kepada Rektor melalui WR II UMSIDA